Guide de démarrage (compte propriétaire d'une organisation)

Vous venez de créer une organisation sur holaSpirit ? Bravo ! 

Pour bien démarrer, voici les étapes que nous vous recommandons de suivre.

NB : si vous êtes déjà utilisateur de la solution Glassfrog, nous pouvons migrer vos données dans holaSpirit. Si vous utilisez d'autres outils et avez la possibilité de les exporter au format Excel/CSV contactez-nous.

 

1. Créez le Cercle de l’Organisation

Par défaut, le Cercle d'ancrage de votre organisation s'appelle General (voir la définition du cercle d'ancrage en anglais). 

Vous pouvez : 

  • Renommer le cercle d'ancrage pour en faire le cercle principal de l'organisation OU
  • Conserver le Cercle d'ancrage (par exemple comme cercle du board) et créer le cercle principal de l'organisation comme sous-cercle du cercle d'ancrage. C'est ce que nous allons faire ici.

Pour créer le Cercle principal de l'organisation comme sous-cercle du cercle general :  

  • Cliquez sur l'icône Calendrier puis Ouvrir une réunion

  • Choisissez Gouvernance puis General et cliquez sur Ouvrir la réunion maintenant

  • A l’étape Agenda, saisissez une tension et cliquez sur +

  • Sélectionnez la tension ajoutée dans l'agenda pour faire apparaître la construction de la proposition dans l'écran central
  • Cliquez sur Nouveau Rôle et complétez le rôle. Par exemple Entreprise.
  • Cochez Ce Rôle est un Cercle
  • Validez la proposition

  • Fermez la réunion de gouvernance

Le Cercle principal de l'organisation, que nous avons appelé Entreprise, est désormais créé. 

 

2. Créez les rôles de l’Organisation

  • De la même façon que vous avez créé le cercle de l’Organisation, ouvrez une réunion de gouvernance de ce Cercle et commencez à créer les rôles et autres Cercles.

 

3. Invitez les membres de votre organisation

Les membres reçoivent un email les invitant à se connecter.

Nous pouvons réaliser pour vous un import en masse si vous avez une liste importante de membres à créer.

Attention, les membres ne pourront rien faire tant que vous ne les avez pas assignés dans les rôles (étape 4).

NB : si vous souhaitez initialiser votre organisation sans envoyer d'email aux membres invités, veuillez activer le mode "test" avant cette étape. De cette façon, vous pouvez préparer votre organisation sans que vos membres ne reçoivent d'email de notifications lorsque vous les invitez, lorsque vous les assignez dans des rôles ou lorsque vous travaillez en réunion. En savoir plus.

 

4. Assignez les membres aux Rôles

  • Allez dans la rubrique Tous les Cercles et affichez la page d'un Cercle
  • Dans la liste des Rôles, cliquez sur le + à côté du Rôle que vous voulez assigner
  • Choisissez un membre et ajoutez un focus si nécessaire.

 

Bravo, vous avez initialisé votre Organisation ! 

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